مدیریت زمان به معنای فراهم کردن زمان برای تمام فعالیت های ضروری و غیر ضروری نیست در حقیقت بخشی از مدیریت زمان اولویت بندی و تصمیم گیری راجب فعالیت هایی است که می خواهیم ان ها را انجام و دهیم وفعالیت هایی که می خواهیم آن ها را به تعویق بیندازیم یا برای همیشه کنارشان بگذاریم، در حقیقت مدیریت وظایف (Task Management) بخش مهمی از مدیریت زمان (Task Management)
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
ماتریس آیزنهاور ابزاری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و میزان اهمیت توجه شده است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌های خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
این کار چقدر اهمیت دارد؟ Importance
کارهای مهم، اغلب به هدف‌های ما مربوط هستند.
کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و هدف‌های کلان و ارزش های زندگی ما مربوط می‌شوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدف‌ها و ارزش‌ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می‌کنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونه‌هایی از کارهایی هستند که می‌توانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
- ورزش کردن روزانه با هدف حفظ سلامت در بلندمدت
- یادگیری زبان انگلیسی
- مطالعه‌ی درس‌های کنکور
- احوال پرسی از پدر و مادر و دیدار آن‌ها
این کار چقدر فوریت دارد؟ Urgency
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند:
- پاسخ دادن به تلفن‌ها
- خرید شارژر موبایل
بر این اساس، می‌توان هر فعالیت را به یکی از چهار دسته‌ی زیر تخصیص داد:
بعد از تقسیم بندی کارها چه کنیم؟
این‌که کارها را به چهار دسته تقسیم کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد.
مهم این است که بر اساس این تقسیم‌بندی، با کارها و فعالیت‌های هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.
چارچوب زیر، یکی از رایج‌ترین الگوهای مدیریت فعالیت‌ها در ماتریس اهمیت و فوریت است:
کارهای مهم و فوری
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، باید زمان لازم را به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینه‌های کسب مهارت بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیت‌های شما، سبک‌تر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد به عنوان مثال فردی که در پی آموزش خود جهت یادگیری نحوه مطالعه صحیح می باشد و کیفیت مطالعه خود را بالا می برد یا فردی که در کلاسی مفید درس ها را فرامی گیرد احتمال انکه کارهای او به سطح فوری و ضروری برسند کمتر است.
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیش‌بینی‌ها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دسته‌ی مهم و فوری قرار گرفته‌اند.
البته این ادعا الزاماً درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده می‌شود.
با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهم‌ترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیت‌های مهم و فوری است.
کارهای مهم غیرفوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید اگر زبان دوم خود را تقویت نکنید و اگر تفریح نکنید و از زندگی خود لذت نبرید هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند.
اما در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
کارهای غیر مهم اما فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمان‌بندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
کارهای غیر مهم و غیرفوری
چک کردن پست‌ها و استوری‌های دوست و آشنا در اینستاگرام، صحبت کردن راجب افرادی که نه می خواهند راجب ان ها صحبت کنیم و نه صحبت کردن راجب انها کمکی به کسی می کند، تماشای فیلم و سریال هایی که هیچ جنبه آموزنده ای ندارند و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور ما در جلوی تلویزیون یا استفاده از گوشی موبایلمان، در این دسته قرار می‌گیرند.
البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداق‌های بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافته‌اند جستجو کنید، می‌توانید نمونه‌های فراوانی از آن‌ها را بیابید.
